Liidejä ja kontakteja voidaan tuoda CSV-muotoisena tiedostona.


Mene asetuksista CSV DATA IMPORT -kohtaan.



Valitse haluamasi muoto, eli liidi tai kontakti.


Vaihtoehtoisesti voi tuoda tietoja sisään myös suoraan liidin ja kontaktien listanäkymästä oikean yläkulman näppäimestä:



Tuodaan esimerkissä uusia liidejä. Valinnan jälkeen aukeaa asetusruutu, jossa on linkki myös englannin kieliseen ohjeeseen, sekä voit ladata mallitiedoston koneellesi.



Valitsen esimerkissä Add new records, koska tiedän että näitä ei ennestään ole olemassa. Halutessasi voit myös päivittää olemassaolevia liidejä csv-tuonnin avulla.


Tiedoston valmistelu


Jos katsot esimerkkitiedostoa, huomaat että se ei aukea kovin luettavaan muotoon Exceliin.


Se on tosiaan CSV-tiedosto, eikä xlsx-tiedosto. Tiedosto on pilkulla erotettua tietoa



Excelissä olevasta tiedostosta saadaan sisäänluettava tiedosto samaan muotoon, käydään se läpi kohta.


Sisäänluvussa on myöhemmin edessä mappaus-vaihe, mutta on kuitenkin hyvä valmistella otsikot mahdollisimman oikeiksi. Kannattaa käyttää esimerkkitiedoston otsikoita, eli englannin kielisiä kenttien nimiä. Nämä löydät myös asetuksista kohdasta CRM Customization -> Leads Module



Huomaa tässä yhteydessä sisällyttää Exceliisi myös kaikki asetuksissa pakollisiksi merkatut kentät!


Pakolliset kentät riippuvat asetuksistasi (Admin -> Leads Module / Contacts Module). Mappausvaiheessa Freshsales kertoo sinulle mitkä ovat pakollisia kenttiä ko. tuonnissa.



Nyt valmisteltu Excel-näyttää tältä:



Sitten tuleekin pienoinen haaste tallentamisen kanssa. Excel tulee saada tallennettua nimenomaan pilkuilla erotettuna CSV-tiedostona. Riippuen järjestelmäsi asetuksista, Excel saattaa yrittää tehdä tietueiden erotuksen puolipilkulla, joka taasen on Freshsalesissa useiden tietojen erotin. Esimerkiksi, jos halutaan lisätä liidille useita tagejä, voidaan käyttää muotoa "tag1;tag2".


Perusajatuksena on se, että Tallennetaan tiedosto nimellä (save as) ja valitaan muodoksi CSV, comma delimited:



Kun tiedosto on tallennettu, avaa se notepadillä, jolla voit varmistua oikeasta muodosta:



Nyt aukeavan tiedoston alun pitäisi olla tämän näköinen: "Company Name,Job title,First Name,Last name,"


Jos muoto on tämmöinen: "Company Name;Job title;First Name;Last name;", joudumme tekemään hieman töitä.


Alueellisista asetuksista (regional settings) löytyy luetteloerotin, jonka pitäisi auttaa ongelmaan. Itselläni se ei kuitenkaan muuttanut Excelin käyttäytymistä.


Paina windows-näppäintä ja kirjoita hakuun regional, siitä edetään seuraavasti:








Ilmeisesti suomalainen tapa erottaa desimaalit pilkulla ei toimi yhtäaikaa pilkkuerottimen kanssa csv-tietueissa. Tämän voi vaihtaa Excelistä myös asetuksista kertaluontoisesti seuraavasti:


Valitse Excelistä File -> Options (Tiedosto -> Asetukset) ja valitse sieltä Advanced-välilehdeltä systeemin välimerkit pois käytöstä ja vaihda desimaalierottimeksi piste:



Nyt kun tallennat tiedoston uudestaan CSV, comma delimited -muodossa, niin tiedostossa pitäisi olla pilkku käytössä.


Tuontitiedoston lataaminen Freshsalesiin


Nyt kun tiedoston on oikeassa muodossa ja valitsemme sen Lead CSV Importtiin aukeaa meille mappaustaulukko, jossa CRM ehdottaa otsikoiden perusteella tietuiteita. Voit vielä alasvetovalikosta vaihtaa tietuetta tai valita ne, mitä ohjelma ei osannut ehdottaa.



Kun kaikkiin kohtiin on löydetty oikea tietua, voit painaa Next-nappia ja edetä prosessissa eteenpäin Ruutu sulkeutuu ja hetken päästä notifikaatioihin tulee ilmoitus onnistuneesta tuonnista ja saat siitä myös yhteenvedon sähköpostiisi.


Mikäli jokin tieto oli virheellinen, sähköpostissa kerrotaan virheellisten rivien määrä ja liitteenä on tiedosto, jossa on jokaisen rivin perässä virheellisen tietueen tieto.



Ja eikun vain myymään!